Náš klient je AVIS Slovensko, franšízová síť autopůjčoven AVIS na Slovensku vlastněná společností United Rental Group, s. r. o. Flotilu firmy tvoří více než 550 osobních a užitkových vozidel a je tak největším slovenským pronajímatelem a poskytovatelem těchto služeb. Značka AVIS je známá svým sloganem „We try harder“, kterým jsme se během celého projektu řídili i my.
Zadání
Naším úkolem bylo zdigitalizovat firmu AVIS a zvýšit tak její tržby. Počet zaměstnanců měl ale zůstat stejný. Digitalizace je dlouhodobý proces, ale důležité je začít. My jsme začali digitalizací obchodního oddělení klienta pomocí no-code a low-code přístupů. Díky nim jsme všechny nástroje integrovali do jediné digitální platformy a umožnili spravování celého obchodního procesu z jednoho místa. Podívejte se, jak jsme na to šli.
V case study se dozvíte:
- Proč a jak jsme při digitalizaci obchodního oddělení AVISu uplatnili no-code a low-code přístupy.
- Jak jsme v průměru zvýšili efektivitu obchodníka o 222,9 %.
- Jak jsme digitalizací zkrátili čas procesu ze 160 minut na 5.
- Jakým sloganem jsme se během spolupráce řídili, už víte. 🙂
Problém
S klientem jsme na začátku spolupráce identifikovali hlavní problémy obchodního oddělení, které jsme digitalizací chtěli zcela vyřešit. Šlo například i o následující:
– evidence obchodních případů v excelu
– manuální příprava smluv a nabídek
– příprava zálohové faktury externí firmou
– chybějící reporting
Čtěte dál a zjistěte, jak jsme tyto problémy proměnili ve funkční, efektivní a jednoduchá řešení.
Náš postup
Po seznámení se zmíněnými procesy AVISu jsme je analyzovali ještě hlouběji pomocí našeho digitálního auditu. Následně jsme připravili návrh automatizace procesů s využitím no-code a low-code nástrojů. Po schválení tohoto komplexního návrhu řešení jsme začali se samotnou realizací digitalizace. V úvodní fázi jsme začali digitalizovat 3 divize AVISu: Operativní leasing, MaxiRent a Krátkodobé pronájmy.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných termínů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- low-code přístup – nově vytvářený produkt je založen již na existujících platformách, resp. jejich funkcích, tento přístup šetří časové i finanční zdroje na vývoj
- architektura – návrh architektonického rámce aplikací pro rychlé vytváření prototypů a nasazování v technologickém ekosystému
Řešení
chválený návrh digitalizace jsme proměnili ve fungující digitální řešení. AVISu jsme přizpůsobili službu podio.com jako CRM systém, který je přizpůsoben jejím konkrétním potřebám. Společnost AVIS využívá také elektronický podpis RightSignature, což dále zjednodušuje proces administrování dokumentů.
Vybrali jsme integrační platformu make.com, pomocí které jsme všechny digitální nástroje „zorchestrovali“ a propojili v jednom ekosystému, který zahrnuje i ekonomický systém Pohoda. Společnost AVIS tak může jednoduše a efektivně spravovat své finanční záznamy, fakturaci a další účetní procesy. Zkrátili jsme čas, snížili námahu při zadávání údajů a zjednodušili schvalovací procesy. Takto společnosti AVIS pomáháme zvýšit svou produktivitu a zlepšit zákaznickou zkušenost. Skvělá čísla si necháme na později.
Podívejte se blíže na vylepšené procesy. Při jejich komplexní digitalizaci jsme navrhli tato řešení:
– zavedení E2E procesu od webové objednávky po ukončení smlouvy
– automatizované generování cenové nabídky s e-mailovým zasíláním nabídek v předdefinovaných šablonách
– integrace interního rezervačního systému s automatizovaným zasíláním kalendáře pro výběr termínu klienta na převzetí vozidla
– automatizované generování smlouvy a splátkového kalendáře s elektronickým podpisem a archivací
– automatizované přiřazování faktur k pronajatým vozidlům a evidence stavu úhrad
Implementovali jsme CRM a zautomatizovali procesy od vytvoření objednávky klientem až po výpočet penalizace při předčasném ukončení smlouvy. Návrh nového procesu můžete vidět na obrázku.
Zlepšení, která jsme AVISu digitalizací přinesli
- Výrazně jsme zkrátili čas procesů
- Papírové dokumenty jsme z prostor firmy přenesli do přehledných aplikací.
- Zefektivnili jsme práci obchodníků
Klientovi jsme umožnili dosahovat skvělých čísel
Změna je po digitalizaci prvního procesu znatelná od prvního pracovního dne pracovníků AVISu. Není to však jen o dobrých pocitech, efekt naší práce pociťuje klient v usnadněných procesech. Pojďme si naše řešení proměnit na čísla. Počítejte s námi.
- Databáze a procesy administrované z 1 místa
- Zkrácení procesu od založení objednávky po vytvoření smlouvy ze 160 min na 5 min, tím jsme ušetřili práci jednoho zaměstnance (1,49 FTE) měsíčně
- Zkrácení procesu generování CN a ověření kredibility klienta z cca 60 min na 2 min
- Zkrácení celkového procesu reklamace z cca 26 min na 3 min.
Zvýšení počtu zpracovaných smluv z 279 (v roce 2019) na 622 smluv (2022) jedním obchodníkem. Snížením administrativy jsme zvýšili efektivitu obchodníka o 222,9 %.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- parseur.com – čtení e-mailů pro ukládání, automatizované vytváření objednávek z webu do Podio
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Při spolupráci s klientem jsme se vcítili do jeho zaměstnankyň/zaměstnanců a prozkoumali jejich potřeby. I to přispělo k hladkému schvalování našich návrhů, které jsme proměnili ve fungující řešení. Efekt, který jsme klientovi přinesli, ho motivoval k další spolupráci s námi. Outsourcing digitalizace klienta AVIS pod naší taktovkou tak pokračuje dál. Těšíme se na další vylepšení, kterými lidem v AVISu usnadníme pracovní život.
Reference klienta
„Všechny digitální nástroje máme konečně integrované do jednoho ekosystému. Šetří nám to čas, snižuje námahu při zadávání údajů a zjednodušuje schvalovací procesy. To vše nám pomáhá zvýšit svou produktivitu a zlepšit zákaznickou zkušenost.“
AVIS
Interní reference
„Klientovi AVIS jsme vděční za možnost ukázat, že naše low-code a no-code přístupy jsou vhodnými nástroji úspěšné digitalizace i v segmentu velkých autopůjčoven. Náš tým využil expertní znalosti k zapracování každého požadavku a potřeby, které jsme zjistili. Těší nás každodenní přínos našeho řešení pro klienta, stejně jako to, že naše spolupráce po tomto projektu nejenže nekončí, ale nabírá na obrátkách.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
