Společnost AVIS nás oslovila se zájmem zrealizovat rozsáhlou digitální transformaci svých obchodních a účetních procesů.
V rámci obchodní a dokumentační agendy, kterou zaměstnanci vykonávali manuálně, jsme postupně digitalizovali a automatizovali většinu klíčových procesů, až po celá firemní oddělení.
Do jediné digitální platformy make.com jsme integrovali vše od digitálních nástrojů pro automatizované vyřízení objednávek přes cenové nabídky až po fakturaci, čímž jsme umožnili jejich správu z jednoho místa. Nový CRM systém, zřízený v platformě podio.com, zpřístupnil díky systémovým napojením (finstat.sk, ekonomický systém Pohoda) automatické ověřování zákazníků a správu finančních záznamů, digitální podpis a další.
Firmě se tak kromě přímého zefektivnění obchodního procesu zjednodušil proces podepisování smluv, zákaznické dokumentace, fakturace a dalších účetních procesů, které vytěžovaly jednotlivá oddělení.
Výsledky již v prvním roce stály za to
Společnost AVIS dnes používá Podio.com jako svůj CRM systém, který je přizpůsoben jejím konkrétním potřebám. CRM systém je napojen na Finstat.sk, který umožňuje rychlé a snadné ověřování kredibility zákazníků. Společnost AVIS také využívá digitální podpis, což zjednodušuje proces podepisování smluv a dokumentů pro zákazníky.
Všechny tyto digitální nástroje jsou integrovány do jednoho ekosystému, který zahrnuje i ekonomický systém Pohoda. Společnost AVIS tak může snadno a efektivně spravovat své finanční záznamy, fakturaci a jiné účetní procesy.
Problémové procesy, které jsme optimalizovali
- evidence obchodních případů vedená v excelu
- manuální generování smluv
- manuální ověření kredibility klienta
- manuální generování nabídek
- manuální zasílání a schvalování nabídek
- manuální generování objednávek
- manuální kalkulace ceny vozidla
- chybějící interní proces pro generování a evidenci faktur a dlouhá čekací doba
- nutná manuální rezervace vozidla v interním rezervačním systému při jeho předávání
- manuální generování smlouvy a splátkového kalendáře
- evidence pronajatých vozidel v excelu
- chybějící proces evidence pohledávek pronajatých vozidel a jejich úhrad
- nepřehledný reporting faktur po splatnosti
- chybějící systém reportingu
Naše řešení ve formě digitální transformace
- zavedení E2E procesu od webové objednávky až po ukončení smlouvy
- automatizované ukládání objednávek, posouzení jejich kredibility a zaslání ke schválení
- automatizované generování cenových nabídek a jejich e-mailové zasílání v šablonách
- automatizované generování zálohových faktur s notifikací o jejich úhradě
- automatizované objednávání vozidla a integrace objednávky vozidla v interním rezervačním systému
- automatizované zaslání kalendáře klientovi pro výběr vhodného termínu pro převzetí vozidla
- automatizovaná rezervace vozidla v interním rezervačním systému
- automatizované generování smlouvy a splátkového kalendáře s elektronickým podpisem a archivací
- automatizované generování evidence pronajatých vozidel s automatickou notifikací o ukončení pronájmu
- automatizované přiřazování faktur k pronajatým vozidlům a evidence stavu úhrad
- automatizovaný upomínkový proces
- automatizované ukončení smlouvy při vrácení vozidla s výběrem termínu v kalendáři
- zřízený systém reportingu
- automatizovaný reklamační proces se sledováním termínů a notifikacemi
Uplatněná digitální strategie společnosti AVIS a jejím zaměstnancům šetří čas, snižuje námahu při zadávání údajů a zjednodušuje schvalovací procesy. Řešení pomáhá celým firemním oddělením zvýšit efektivitu práce a produktivitu a zároveň zlepšuje zákaznickou zkušenost.
