KOSIT je společnost zabývající se sběrem, zpracováním a energetickým využitím odpadu. Má 13 dceřiných společností a zaměstnává více než 700 zaměstnanců. Své služby poskytuje 220 komunálním zákazníkům a zhruba 2 000 podnikatelským subjektům.
Zadání
Z digitálního auditu vzešlo zadání pro tohoto lídra v oblasti odpadového hospodářství. Naším úkolem bylo digitalizovat a automatizovat práci jejich obchodníků a zároveň managementu zpřístupnit okamžitý reporting. Obsluhovat 26 tisíc kontejnerů 242 auty a přidávat další jsme KOSITu usnadnili automatizací manuálních procesů v jedné digitální platformě a zrychlením obchodního i schvalovacího procesu. Přečtěte si, jak jsme se k tomu dopracovali.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme postupovali při digitalizaci KOSITu.
- Jaké platformy jsme integrovali do nového ekosystému.
- Jak jsme digitalizací dokázali urychlit i samotný sběr odpadu.
Problém
Zaměstnanci KOSITu vlastnoručně vytvářeli a doplňovali každý firemní dokument. To obchodní proces a další činnosti neúměrně prodlužovalo, i kvůli vznikajícím chybám.
Společně s klientem jsme se zaměřili na jeho hlavní problémy v procesech:
– evidence obchodních případů vedená v Excelu
– manuální tvorba smluv
– naceňování v Excelu a chybějící systém naceňování
– chybějící proces sběru a přiřazování poptávek
– manuální zadávání obchodních případů do ERP systému
– manuální zasílání a schvalování nabídek
– manuální tvorba objednávek
– chybějící databáze pro marketingové kampaně
Náš postup
S digitalizací jsme začali od základů. V našem případě jím je CRM systém, který jsme vybrali po hloubkovém zhodnocení komplexních firemních procesů. Ten se stal pomyslným sběrným dvorem firemních procesů, které jsme plně digitalizovali a v maximální míře automatizovali. Zaměstnancům jsme tak zpřístupnili všechny dokumenty i online reporting pro management. Tak, aby sběr a zpracování údajů šly ruku v ruce se sběrem a zpracováním odpadu.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- customizace – přizpůsobení existující digitální technologie, platformy nebo softwarového řešení podle specifických potřeb firmy. Například CRM systém může být no-code a low-code přístupem přizpůsoben vaší firmě na míru.
- reporting – obvykle komplexní vyhodnocení řízení firmy, přehled o realizovaných a plánovaných aktivitách týmů, o jejich efektivitě či firemních ekonomických trendech. To může být i v podobě automatizovaných reportů.
Řešení
Zavedením nového CRM systému prostřednictvím platformy podio.com jsme klientovi vytvořili customizované praktické rozhraní pro zpracovávání obchodních požadavků podle jeho konkrétních potřeb. Po vytvoření CRM bylo potřeba napojit na něj nástroje používané v rámci procesů.
Podle požadavků klienta jsme stávající ekonomický software a námi vyvinutý naceňovací systém napojili na datový portál finstat.sk. Jako integrační platformu jsme použili make.com. Automatizací jsme něco snížili – případnou chybovost údajů manuálně zadávaných obchodníky, a něco (resp. téměř všechno) zrychlili – zpracování obchodních nabídek a jejich schvalování.
Procesy KOSITu jsme zefektivnili i takto:
- vytvořili jsme kompletní E2E sales proces od první poptávky až po evidování v ERP systému
- automatizovali jsme sběr leadů z e-mailů
- automatizovali jsme proces přidělování leadů obchodníkům a jejich schvalování
- automatizovali jsme generování cenových nabídek vývojem naceňovacího systému
- automatizovali jsme proces schvalování controllingem
- automatizovali jsme generování objednávek na základě vyplnění zákazníkem
- automatizovali jsme ukládání úspěšných obchodů do ERP systému
- automatizovali jsme generování smluv
- automatizovali jsme sledování stavu reklamací
- automatizovali jsme generování marketingové databáze
- automatizovali jsme připomínky a notifikace pro obchodníka v průběhu obchodního procesu
- automatizovali jsme reporting v PowerBI
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- globimail.com – zasílání e-mailů z platformy Podio
- finstat.sk – ověření klienta u přijaté objednávky z webu
- Microsoft PowerBI – cloudová technologie pro analýzu podnikových dat, vytváření reportů, statistik nebo přehledů
- Profit – interní ERP systém od společnosti SOFTIP
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
U této digitalizace jsme beze zbytku zužitkovali své know-how a ukázali opodstatnění low-code přístupu i v oblasti odpadového hospodářství. Nová řešení jsme KOSITu integrovali do jednoho digitálního ekosystému. Automatizací velké části obchodního procesu společnosti jsme zvýšili i jeho úspěšnost. Managementu jsme vzali fyzické papíry, abychom mu předali přehledný online reporting. Takto jsme dopomohli k efektivnímu řízení jednotlivých oddělení společnosti. S našimi digitalizovanými procesy zaměstnanci KOSITu již „nevyhazují“ ani vteřinu a zvyšují své obchodnické kvality. Pro KOSIT automatizace, pro nás automatika.
Reference klienta
„Integrací CRM, naceňovacího systému a ekonomického softwaru jsme získali snížení chybovosti zadávaných údajů ze strany obchodníků, efektivní schvalovací proces obchodních nabídek, automatizaci práce v ekonomickém oddělení a přehledný reporting pro management.“
klient KOSIT
Interní reference
„Věděli jsme, že naše low-code kompetence nejsou k zahození ani při digitalizaci společnosti KOSIT. I v tomto případě jsme dokázali rozptýlit prvotní obavy ze změny. Problematické procesy jsme vyřešili a nahradili digitálním ekosystémem. Zjednodušené procesy si pochvalují zaměstnanci a management si kromě jiného cení obchodní úspěšnost. Zkouškou správnosti našeho řešení je kromě eliminování chyb například i každoroční zisk. Sběrná auta KOSITu z okna pozorujeme o to větším zadostiučiněním.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
