Dodavateli energie SSE jsme usnadnili prodej fotovoltaiky tím nejefektivnějším obchodním procesem pod sluncem

Náš klient SSE (Stredoslovenská energetika) je součástí významného energetického holdingu, v jehož čele stojí Stredoslovenská energetika Holding, a. s., jejímž akcionářem je i Slovenská republika. Společnost poskytuje komplexní služby související s dodávkou a využíváním elektrické energie a plynu. Je spolehlivým dodavatelem s více než 100letou historií na trhu. Dodává energii pro více než 736 000 zákazníků, v zákaznických centrech ročně obslouží více než 116 000 zákazníků a na zákaznické lince vyřídí až 337 000 hovorů. S naší digitalizací klient zvyšuje komfort při poskytování služeb pro své zákazníky. I díky našemu řešení si zákazníci SSE aktivovali již 285 000 elektronických faktur.

Zadání

Naším zadáním pro klienta SSE bylo digitalizovat proces prodeje a instalace fotovoltaických panelů a dalších zařízení. Abychom přinesli ten nejefektivnější obchodní proces pod sluncem, zaměřili jsme se na zpřístupnění evidence obchodních případů v jednom systému, zjednodušení vyplňování dokumentů, získávání údajů a úpravu postupu. V rámci projektu bylo potřeba vyřešit také shromažďování, zpřístupnění a zpracování smluv, abychom docílili lepší informovanosti vedení a zabezpečení všech procesů.

V case study se dozvíte:

• Jakým nástrojem jsme efektivně propojili dodavatele s back officem.
• Jak jsme umožnili zaměstnancům SSE přístup ke všem potřebným dokumentům.
• Jak jsme dokázali zkrátit tvorbu smluv do 5 minut.

Problém

Pomocí digitálního auditu jsme zjistili hlavní problém klienta. Ten spočíval v tom, že všechny smlouvy a další dokumenty byly v papírové podobě. Obchodníci je museli mít předem vytištěné a následně je vyplňovali ručně, což zabíralo hodně času. Cenové nabídky museli opakovaně zasílat e-mailem. Fotodokumentaci domácností také zasílali manuálně e-mailem, protože neměli systém pro jejich evidenci. Dalším problémem byla zdlouhavá komunikace mezi back officem a dodavateli. Informace se v e-mailové komunikaci často ztrácely, byly nepřehledné a nekompletní. 

Hlavní problémy, které jsme s klientem identifikovali pomocí digitálního auditu:

1. Evidence schůzek a aktivit se zákazníkem: Obchodníci evidovali vše v osobních diářích či kalendářích bez automatických připomínek na kontaktování klientů, přičemž v tom ztráceli přehled.
2. Manuální vyplňování předtištěných smluv: Tento postup zvyšoval chybovost, trvalo to dlouho a ne vždy bylo možné text po obchodníkovi přečíst.
3. Nepřehledná fotodokumentace: Fotografie elektrických zařízení se zasílaly e-mailem a nebylo jasné, ke které nemovitosti patří. 
4. Nedostatečná komunikace a nepřehlednost realizací: Jednotlivé fáze neměly systém, což  komplikovalo součinnost mezi dodavateli a back officem a také ztěžovalo přehled o tom, v jakém stavu je instalace zařízení.
5. Neefektivní sběr dokumentů: Pracné shromažďování fotografické dokumentace, listů vlastnictví a smluv způsobovalo chybovost a ztěžovalo vyhledávání i pro ostatní členy týmu.
6. Nekoordinovaná tvorba cen: Externí prodejci na základě nepřehledných informací poskytovali odlišné ceny.
7. Složitý reporting: Informace od dodavatelů nebyly vždy kompletní a chyběla také možnost snadného generování reportů o počtu realizovaných instalací a jejich celkové hodnotě.

Náš postup

K technické inovaci fotovoltaiky a tepelných zařízení jsme připojili naši digitalizaci, abychom usměrnili energii v procesech našeho klienta SSE. Se zjištěními digitálního auditu jsme navrhli plán digitalizace a po jeho schválení jsme se pustili do agilního vývoje. Věděli jsme, že přesně evidovaná data podpisů smluv umožňují efektivní zpracování žádostí o dotace. Proto jsme od začátku mysleli na to, aby měl klient celý proces dobře podchycený z hlediska termínů a aby se předešlo zapomenutí na důležité úkony. 

Nové „světlo“ do procesů jsme vnesli i při digitalizaci reportingu. Jasně jsme pojmenovali jednotlivé fáze obchodního procesu od přidělení leadu, rozpracování, překlopení na obchodní případ, cenové nabídky až po všechny další kroky. Zaměstnancům jsme pomohli mít vše podrobně zaevidováno. To jim dává větší přehled o obchodních případech, který jim dříve chyběl, což ztěžovalo například odměňování obchodníků.

Navrhli jsme také vytvoření notifikací pro dodavatele i back office, čímž jsme splnili jeden z hlavních požadavků klienta – pomohli jsme k dodržování smluvních podmínek, plánování jednotlivých fází a kontrolám délky instalací tak, aby byly projekty termínově ohraničené a všechny termíny dodrženy. S naším plánem digitalizace mohla energie k zákazníkům proudit včas.

Malý digitální slovník

Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných termínů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:

• Agilní vývoj – přístup k softwarovému vývoji, který staví na spolupráci, přizpůsobivosti a flexibilitě. Namísto tradičního vývoje způsobem „waterfall“, kde vývoj probíhá sekvenčně a postupně, agilní přístup umožňuje častější iterace, tedy lepší řešení a rychlejší reakce na změny.
• Validace – ověření správnosti údajů, dat nebo parametrů, například v objednávce nebo smlouvě.

Řešení

Agilním vývojem jsme pro klienta vytvořili centrální systém, který slouží jako jednotný komunikační nástroj mezi dodavatelem a back officem. Umožňuje zaměstnancům přistupovat ke všem potřebným dokumentům a efektivně řídit projekty instalací fotovoltaických a jiných zařízení. Na pravidelných meetinzích jsme se společně s klientem věnovali každému kroku tak, aby byl systém jednoduchý a aby obsahoval všechny potřebné funkce pro obchodníky v terénu. Naši i klientovu energii jsme během agilního vývoje využívali efektivně a průběžně jsme zapracovali i nové požadavky. Umožnili jsme například, aby dodavatel mohl ještě před validací smlouvy potvrdit, zda se daná instalace vůbec dá realizovat. Následně mohl back office pokračovat validací údajů.

V procesech klienta jsme digitalizací zlepšili těchto 5 věcí:

1. Zvýšili jsme efektivitu: Zkrátil se čas vyplňování dokumentů a komunikace klienta s obchodníky. Vše je v jednom systému a dokumenty se generují rychle.
2. Zjednodušili jsme proces obhlídek: Obchodníci mají k dispozici formulář pro sběr potřebných údajů, jako je sklon střechy, rozloha apod. To zjednodušilo celý proces včetně samotných obhlídek.
3. Zjednodušili jsme přístup k podkladům: Díky centrální evidenci jsou podklady včetně fotodokumentace nemovitostí připraveny i pro dodavatele a instalatéra.
4. Zlepšili jsme přehled a reporting obchodních případů: Přesně zaevidovaná data návštěv či časová razítka u každé fáze umožňují obchodníkům mít přehled o času provedení jednotlivých úkonů. Jednodušší kontrola a přehled o realizaci pomáhá projektovým manažerům i back officu zajistit dodržování termínů a smluvních podmínek.
5. Dodavatelům jsme poskytli informace na jednom místě: Všechny informace o instalacích jsou v jedné platformě – podio.com, která umožňuje i komunikaci, lepší plánování a přidělování projektů realizačním týmům. Výhodou je přístup i z mobilních telefonů.
6. Zefektivnili jsme tvorbu cen: Automatizovaná tvorba cen na základě dotazníku dává společnosti SSE jistotu, že všichni externí prodejci poskytují správné ceny.
7. Zefektivnili jsme čas validace údajů back officem: Protože dodavatel může hned na začátku posoudit realizovatelnost instalace zařízení, back office není zatížen nerealizovatelnými smlouvami.

Integrované platformy

• podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
• make.com – integrační platforma pro budování automatizací
• jotform.com – nástroj pro tvorbu elektronických formulářů
• formstack.com – nástroj pro generování PDF dokumentů s integrací na web a pop-up formuláře

Na projektu pracovali naši specialisté

• Low/no-code engineers 
• Business analyst
• Project owner
• SW architect

Zhodnocení

Výsledek naší práce se do práce zaměstnanců SSE promítl okamžitě. Obchodníci už nemusí chodit do terénu s množstvím papírů. Postačí jim mobil nebo tablet, kterým mohou jednoduše zaevidovat údaje k obchodnímu případu a věnovat se naplno prodeji. Údaje se do systému nahrávají automaticky, takže z obchodníků jsme místo zadavatelů udělali kontrolory. Zaměstnanci SSE mají komplexní přehled o svých úkolech, vidí přesný stav realizací a umějí si lépe organizovat práci. To vše zefektivňuje jejich pracovní den a veškerou energii.

K vytvoření optimálního systému přispělo i to, že klient uměl jasně definovat své požadavky a úzce s námi spolupracoval na zefektivnění jeho interních procesů. Projekt klienta nadále rozvíjíme i podle přicházejících nařízení. Vložená energie se nám přitom vrací zpět. Při zapnutí počítače nebo stisknutí vypínače u nás ve shifře máme dobrý pocit, že usnadňujeme život i těm, kteří lidem dodávají „šťávu“. 

Interní reference

„Zkušenostmi s low-code a no-code přístupy i s využitím agilního vývoje jsme dalšího klienta v energetické oblasti napojili na síť pracovní efektivity. Přímou komunikací jsme rychle pochopili potřeby klienta SSE a koncových uživatelů. Náš vývojářský tým od začátku navrhoval funkce systému tak, aby byly co nejvíce přizpůsobeny jejich požadavkům a zlepšovaly i jejich pracovní proces. Podařilo se nám to. Těší nás, že spolupráce s klientem SSE na tomto projektu pokračuje – už nyní plánujeme zapracovat další vylepšení, jako například focení přímo prostřednictvím systému.“

Slavomír Krafčík, CTO shifra