Náš klient, společnost TWG, se zaměřuje na poskytování kvalitních služeb v oblasti energetických auditů a certifikátů a poskytuje komplexní portfolio služeb od projektů po detekci nedostatků. Společnost pomáhá projektantům při komplexním návrhu energeticky hospodárných budov. Zpracovává energetické certifikáty v nadstandardním provedení a kvalitu objektů umí potvrdit komplexním termovizním měřením. Své know-how získává již více než 10 let díky tisícům zpracovaných energetických certifikátů a posouzení. Vlastní činnost dolaďuje také digitalizací.
Zadání
Klient nás původně požádal o vyřešení problému s projektovým řízením, ale už po úvodním telefonátu jsme objevili skutečný kořen problému. Ten spočíval v úvodním kontaktu se zákazníkem, bez dodání strukturovaných dat, která jsou pro fungující projektové řízení nezbytná. Klientovi TWG jsme provedli digitální audit, který nám potvrdil, že společnost potřebuje dostávat strukturovaná data pro výpočty indexu energetické efektivity (půdorysy, topná tělesa, použité materiály…), aby mohla dále pracovat. Naším hlavním úkolem tak bylo optimalizovat a zefektivnit procesy klienta.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme klientovi pomohli zvládnout rostoucí nápor na jeho služby bez získávání nových personálních kapacit.
- Jak jsme klientovi pomohli efektivně získávat vstupní data a údaje pro výpočty energetické efektivity.
- Jak jsme zvýšili efektivitu práce až o 50 %.
Problém
Pro zpracování energetických certifikátů jsou nezbytná kompletní, správná a přesná data. Ty nejdůležitější proměnné však klient hned na začátku neměl, což spouštělo spirálu neefektivních postupů. Bez strukturovaných údajů nemohl klient správně provést samotné výpočty. Rostoucí poptávka po službách v kombinaci s ručními postupy zatěžovala zaměstnance, přičemž nové by bylo složité získávat a zaškolovat. Přišli jsme včas, abychom energii klienta nasměrovali tam, kde je skutečně potřeba.
Klient TWG čelil několika problémům:
- Nedostatek relevantních dat od zákazníků způsoboval, že zaměstnanci tyto údaje museli ručně dodatečně získávat.
- Zákazníci odesílali klientovi prázdné formuláře, protože formulář, který od něj měli, byl zbytečně dlouhý a příliš obecný.
- V případech, kdy zákazník nevyplnil kompletní údaje, bylo nutné data z formuláře před digitalizací ručně doplňovat a přepisovat do kalkulačky pro výpočet certifikátů.
Náš postup
Věděli jsme, že náš klient působí v rychle rostoucím odvětví, kde poptávka po energetických certifikátech a službách neustále roste. Náš klient si umí všechno „spočítat“, a proto hledal automatizovaná řešení. Po digitálním auditu a schválení projektu digitalizace jsme začali pracovat na návrhu nového dotazníku, který by byl dostatečně jednoduchý na vyplnění i přes mobilní zařízení s možností jednoduše nahrávat příslušné dokumenty a fotografie i přímo z mobilního telefonu. Mysleli jsme na to, aby klient získal všechny potřebné údaje najednou a jeho zaměstnanci už nemuseli ztrácet čas pracným získáváním a přepisováním dat.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace nevyznáte, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- Elektronický dotazník – digitální nástroj, který souborem otázek získává informace od respondentů pro konkrétní účely. Výhodami jeho elektronické formy jsou například časová a místní nezávislost vyplnění, ekonomičnost, automatičnost nebo přesnost.
- Strukturovaná data – jsou speciálním typem formátování informací, umožňují digitálním nástrojům lépe pochopit, zpracovávat, případně interpretovat jejich obsah. Tato data/údaje se zapisují předepsanou formou.
Řešení
S využitím našeho low-code a no-code know-how jsme klientovi implementovali nový, lépe strukturovaný dotazník s vysvětlujícími texty, tedy vysvětlivkami pro zákazníky, aby přesně věděli, jaké údaje mají zadat. Nový dotazník je dynamický, takže se průběžně přizpůsobuje zadaným údajům. Tím se zvyšuje efektivita vyplňování i kvalita získaných dat. Přenos dat z dotazníku do kalkulačky jsme zautomatizovali, což eliminovalo potřebu ručního přepisování a kontrolování údajů. Protože zaměstnanci nyní od zákazníků dostávají kompletní a strukturovaná data, snižuje to potřebu dodatečného kontaktování a shánění informací. Práce zaměstnanců je nyní efektivnější, mohou se věnovat přímo výpočtům a zákazník dostane svůj certifikát rychleji. Takové šetření energií na každém místě by si zasloužilo certifikát také.
Klientovi jsme přinesli tato zlepšení:
- Snížení administrativy při získávání dat. Zaměstnanci už nemusí obvolávat klienty, aby získali potřebné údaje a doplnili je.
- Soustředění podkladů na jednom místě. Zákazník všechno vyplní v dotazníku, ze kterého klient získává všechny potřebné informace, dokumenty a podklady pro výpočty.
- Zvýšení výkonnosti společnosti. Díky strukturovaným datům klient dokáže denně vytvořit více certifikátů.
Integrované platformy
- jotform.com – společnost specializující se na vytváření inteligentních online formulářů a poskytující další digitální nástroje
- vlastní CRM systém – na míru vyvinutý CRM (Customer Relationship Management) systém s komplexními funkcemi orientovanými na zákazníky
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analytik
- Project owner
- SW architekt
Zhodnocení
Náš klient TWG na začátku věřil, že jako hlavní problém potřebuje vyřešit projektové řízení. Pak ale svěřil důvěru nám a společně jsme zjistili, že hlavní problém byl v nedostatku strukturovaných dat. Náš návrh a akční plán digitalizace firmy přinesl výsledky hned po implementaci nového dotazníku, přičemž jsme efektivitu práce výpočtových pracovníků zvýšili nejméně o polovinu. Tým klienta po této zkušenosti s vývojem na míru ocenil použití no-code nástrojů, když se přesvědčil o rychlosti a efektivitě při implementaci řešení. Společně s klientem jsme si stanovili další cíle v rámci digitalizace, co přesně budeme automatizovat dále. Radost a efektivita je tak přítomná na každé straně.
Interní reference
„Projekt hodnotíme velmi dobře. Klient je po pozitivní zkušenosti s námi ochoten pokračovat v digitální transformaci podle našich doporučení na základě digitálního auditu. Vážíme si důvěry a těší nás, že jsme pro klienta energickým impulzem ke zlepšením a zvyšování efektivity práce.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
