Náš klient Lamelland je slovenská společnost, která se od roku 1997 věnuje výrobě garážových vrat a stínicí techniky. Za tu dobu se vypracovala mezi největší firmy v oboru. Své produkty firma vyrábí na míru a zajišťuje také kompletní služby od zaměření a montáže po pozáruční servis. Výrobní a administrativní činnost realizuje ve svém sídle v Trenčíně, kde se nachází i vzorková prodejna vybavená kompletním sortimentem nabízených produktů. Regionální obchodní zastoupení pokrývají celé území Slovenské republiky a díky digitalizaci jsou služby firmy nepřetržitě dostupné i online.
Zadání
Klient Lamelland nás oslovil s potřebou digitalizovat a utřídit si věci v objednávkovém procesu. K přijímání objednávek firma využívala webovou stránku a e-mailové poptávky z centrály zaměstnanci svým více než 40 partnerům přeposílali ručně. Naším úkolem bylo vytvořit nové efektivnější klientské prostředí. Cílem projektu digitalizace bylo zavést lead management systém a centrální databázi pro efektivní řízení a reportování poptávek, což by vedlo k lepšímu plánování a řízení.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme navrhli lead management systém.
- Jak jsme zautomatizovali odesílání objednávek partnerům.
- Jak jsme zautomatizovali sledování stavu objednávek.
Problém
O svých věcech v garáži chce mít přehled každý. To platí i při prodeji samotných garážových vrat či stínicí techniky. Na cestě ke zlepšení bylo potřeba nejprve znát problém. Ten jsme odhalili úvodním digitálním auditem. Společnost neměla zavedené mechanismy reportingu, což vyžadovalo manuální sledování a zpracování údajů, přeposlaných nabídek, jejich údajů a sledování stavu. Zaměstnancům prostě chyběly aktuální informace o tom, jaké poptávky byly odeslány partnerům a zda partner uzavřel obchod, a pokud ano, v jaké hodnotě a s jakými produkty. Pro Lamelland věci, které potřebuje vyřešit, pro nás žádný problém.
Hlavními problémy klienta byly:
- nepřehlednost v objednávkách a v jejich aktuálním stavu
- manuální tvorba reportů
- manuální přepočítávání poptávek
- potřeba průběžného manuálního sledování stavu objednávek
Náš postup
Automatické otevření brány při příjezdu nebo odjezdu z garáže je příjemné a dnes už téměř samozřejmé. O něco podobného jsme se pokusili u procesů společnosti Lamelland. Po digitálním auditu jsme se pustili do práce. Vývoj lead management systému jsme na míru přizpůsobili požadavkům. Hned na začátku spolupráce jsme týmu Lamelland připravili demo ukázku, aby si všichni uměli představit, jak může digitalizace vypadat v praxi. Už v tomto okamžiku jsme umožnili automatické přiřazení poptávek partnerům v každé lokalitě – bez nutnosti manuálního zásahu.
Systém jsme navrhovali tak, aby administrátoři viděli všechny poptávky, zatímco partneři měli přístup jen k těm svým. Mysleli jsme na to, aby firemní tým znal zdroj poptávek, například online reklamu, což by mu umožňovalo vyhodnocovat efektivitu marketingových aktivit. Aby žádná důležitá informace nezůstala před zaměstnanci klienta zastíněna, umožnili jsme jim vidět například i důvody nerealizování poptávek. I to mělo pozitivní vliv na celkový prodejní proces.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných termínů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- automatizace – jako součást digitalizace nahrazuje manuální procesy digitálními technologiemi, přičemž umožňuje efektivnější a přesnější zpracování digitalizovaných dat. Manuální činnosti při práci s dokumenty dokážeme přepnout do automatického režimu. Vše tak za vás udělá systém.
- Lead management systém – je to systém v podobě softwaru/aplikace, který firmám pomáhá řídit celou zákaznickou cestu v různých fázích od zpracování leadů (poptávek od potenciálních zákazníků) po poprodejní servis.
Řešení
Pro společnost Lamelland jsme vytvořili nový lead management systém, tedy jednotnou centrální databázi, kam „padají“ nabídky a následná tvorba reportingu je automatizovaná. S efektivním reportingem se statistikami poptávek je vyhodnocování dat pro další postupy a kroky jednoduché. Díky centrální databázi zaměstnanci přesně vědí, kolik a jaké poptávky byly odeslány partnerům, s jakým výsledkem a s přesnými údaji o každé objednávce. Přes novou digitální bránu už žádná chybná informace neprojde.
Práce je nyní jednodušší a efektivnější. Partneři mohou do systému přistupovat i z mobilu se všemi informacemi o zákazníkovi, což jim umožňuje lépe sledovat a pohodlněji zadávat stav nabídek. V případě neuzavřené či neodeslané nabídky je systém automaticky upozorní, čímž se minimalizuje možnost případného zapomenutí na nedořešené poptávky. Zlepšování života klientů Lamellandu tak začíná našimi digitálními vylepšeními.
Digitalizací jsme klientovi Lamelland vyřešili problémy v procesech:
- Eliminovali jsme přeposílání e-mailů partnerům – zaměstnanci už nemusí partnerům posílat e-maily, všechny poptávky jsou v centrální databázi a v ní jsou přiřazeny partnerům.
- Odstranili jsme nepřehlednost v poptávkách – obchodní ředitelka už nemusí manuálně sledovat stav jednotlivých poptávek. Zaměstnanci mají přehledný systém poptávek s jednoduchým sledováním jejich aktuálního stavu.
- Zautomatizovali jsme tvorbu statistik – obchodní oddělení už nemusí manuálně počítat poptávky a jejich výsledky. S novým systémem se všechny statistiky generují automaticky.
Naším řešením jsme klientovi přinesli také tato zlepšení:
- Odbourali jsme administrativní práci spojenou s distribucí poptávek.
- Partnery našeho klienta upozorňujeme na potřebu aktualizace stavu nabídek automatickými notifikacemi, což zlepšuje jejich přehled i plánování Lamellandu.
- Zlepšili jsme reporting, který nyní zahrnuje detailní údaje o produktech i o lokalitách, což umožňuje lepší plánování budoucích kampaní. Reporting už není zaměřen jen na celkovou výši úspěšných objednávek, ale na konkrétní data a detaily objednávek.
Integrované platformy
- glideapps.com – no-code platforma s nástroji pro zefektivňování obchodních procesů
- Looker Studio – online nástroj pro konverzi údajů pro plně přizpůsobitelný reporting
- Websupport Webmail – e-mailová schránka od společnosti Websupport
- Webový formulář – námi na míru vyvinutý formulář pro získávání údajů od zákazníků
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Řešení jsme Lamellandu pomocí no-code a low-code přístupu dodali do měsíce. Zaměstnanci ho s plnou funkčností začali používat do dvou měsíců od začátku projektu a rychlost nasazení oceňují. Díky jeho rychlé odezvě jsme naší postimplementační podporou efektivně doladili další drobnosti. Tým Lamelland a všechny uživatele řešení jsme důkladně zaškolili a předali jim potřebné manuály. Postarali jsme se o to, aby celý projekt od návrhu po dodání systému proběhl rychle, ale i hladce. Společnosti Lamelland jsme tak digitalizací otevřeli nový vjezd efektivity a obchodních příležitostí.
Interní reference
„Oceňujeme promptní komunikaci a ochotu klienta spolupracovat. Rádi bychom vyzdvihli také to, že se klient nebál přechodu na nový systém ze dne na den. Klient přešel na nový systém bez problémů a dohodnutý termín byl dodržen, což svědčí o jejich připravenosti a odvaze přejít na moderní řešení.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
