Náš klient AVIS Slovensko je síť největší autopůjčovny na Slovensku. Společnost na slovenském trhu působí již 28 let a ročně obslouží více než 15 tisíc klientů. Má silnou korporátní klientelu a disponuje flotilou s více než 550 vozidly. Půjčení osobních či užitkových vozidel bez čekání ještě více urychluje digitalizací a automatizací svých procesů a systémy na míru. Profesionalita firmy v tom, co dělá a kam směřuje, přispívá k celkové spokojenosti zákazníků.
Zadání
Po předchozích etapách digitalizace AVISu bylo naším úkolem přispět ke zvýšení platební disciplíny klientů pomocí vytvoření automatizovaného systému upomínek. Cílem tohoto projektu bylo zjednodušit proces správy neuhrazených faktur a snížit administrativní zátěž manažerů automatizovaným generováním upomínek a penalizačních faktur. Zní to jednoduše. Ale jak to probíhalo?
V case study se dozvíte:
- Jak jsme zlepšili informovanost mezi 4 divizemi.
- Jak jsme přispěli ke zvýšení míry úhrad faktur.
- Jak jsme změnili 2hodinový proces zasílání upomínek na plně automatizovaný.
Problém
Klient čelil nepřehlednosti ve sledování platební disciplíny mezi jednotlivými divizemi a také nedostatečné kontrole nad úhradami faktur. Problémy s neuhrazenými fakturami se hromadily a vedly k finančním ztrátám. To dělalo starosti nejen finančnímu řediteli. Nezaplacené faktury musel nakonec někdo vzít „do vlastních rukou“ a komunikovat situaci s klientem. Při množství klientů byl tento proces neúnosný a odváděl zaměstnance od jiné potřebné práce. Problémy se však dají řešit, což při digitalizaci platí dvojnásob.
S klientem jsme našli hlavní problémy:
- nepřehlednost v neuhrazených fakturách
- neinformovanost mezi divizemi
- absence kontroly stavu úhrady faktur
- prodlení v úhradách
- manuální výzvy k úhradě
- manuální generování penalizačních faktur
Náš postup
S řešením upomínek jsme se nesetkali poprvé. Klientova „strašáka“ z nezaplacených faktur jsme tak uměli rychle odstranit. Pomocí no-code a low-code přístupu jsme navrhli automatizované generování a zasílání upomínek za neuhrazené faktury. Tím se eliminovala potřeba manuální intervence manažerů. S upomínkami zasílanými včas se automaticky generovaly i penalizační faktury s vyšší částkou za prodlení a automaticky se generovaly také reporty. Minimalizování zpoždění v úhradách přispělo k pohodě zaměstnanců AVISu i jejich klientů, kteří se vždy dostanou z bodu A do bodu B včas. A jejich zaplacené faktury také.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných termínů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- automatizace – jako součást digitalizace nahrazuje manuální procesy digitálními technologiemi, přičemž umožňuje efektivnější a přesnější zpracování digitalizovaných dat. Manuální činnosti při práci s dokumenty dokážeme přepnout do automatického režimu. Vše tak za vás udělá systém.
- upomínka – výzva zákazníkovi k úhradě platby v případě, že uplynulo nebo se blíží datum splatnosti. Automatizované elektronické upomínky mohou výrazně přispět ke zvyšování míry zaplacených faktur.
Řešení
Pro AVIS jsme navrhli automatizovaný upomínkový systém integrovaný pomocí make.com do firemního CRM podio.com. Vše je i s novými funkcemi na jednom místě. Podle klientových požadavků jsme faktury za více vozidel pronajatých jednou firmou seskupili tak, aby se za ně odesílala jedna upomínka. Zautomatizovali jsme generování penalizačních faktur, ale i generování reportů s rozpisem všech upomínek pro vedoucí divizí. Vedení jsme dali přehled a kontrolu nad celým procesem. Přispěli jsme k hladkému pronájmu vozidel, jehož úspěch končí (nebo pokračuje) bezproblémovým vyrovnáním závazků. Jediná upomínka přitom dokáže zvýšit míru splatnosti faktur o více než 20 %, přičemž 59 % faktur po lhůtě splatnosti si vyžaduje výzvu k zaplacení.
Plně automatizované upomínky v praxi
Před digitalizací strávili zaměstnanci přibližně 2 hodiny denně manuálním zasíláním upomínek. Po digitalizaci je tento proces plně automatizovaný, což znamená výraznou úsporu času a zvýšení efektivity.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- Pohoda – generování zálohových faktur a přiřazování faktur klientům
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Automatizací upomínkového procesu jsme dali stopku manuálnímu kontrolování úhrad a zvýšili poměr faktur zaplacených včas. Zaměstnanci byli velmi rádi, že i po roce do námi navrženého systému bylo možné přidávat stále nové funkce. Ocenili rychlost implementace našeho agilního vývoje. Eliminací ruční práce jsme jim dali velkou úlevu. Zaměstnanci nyní mohou snáze, rychleji a efektivněji řešit platební problémy se zákazníky a věnovat se jiným důležitým úkolům. Pokud platí, že čas jsou peníze, pak se zaplacenými fakturami už AVIS neztrácí na žádné z proměnných.
Interní reference
„U tohoto projektu jsme vycházeli z našich předchozích zkušeností s nastavováním upomínkového procesu. Chtěli bychom vyzdvihnout promyšlenou logiku zasílání upomínek klienta s připomínkou konce splatnosti faktury, pokud ještě nebyla uhrazena. I to nám umožnilo efektivně implementovat řešení. Nevýhodou byla absence vedení statistiky o uhrazených fakturách. Naše úspěšná spolupráce s klientem AVIS pokračovala a upomínkový proces jsme proto rozšířili i do ostatních divizí. V rukávu máme také plán přidání možnosti hodnocení bonity klientů na základě jejich platební disciplíny, což klientovi umožní lépe řídit rizika, přizpůsobit depozitní požadavky při pronájmu vozidel a snižovat finanční ztráty. Spolupráce s námi se vyplácí.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
