K našim spokojeným klientům patří i AVIS, největší autopůjčovna na Slovensku. Společnost si zakládá na profesionálním servisu, nadstandardní vybavenosti vozidel bezpečnostními a užitkovými prvky pro vyšší komfort zákazníka. Pronajatými auty se stará o zážitek z pohodlné jízdy, ať zákazníci míří kamkoli.
Zadání
Naším úkolem bylo digitalizovat firmu, zvýšit tak její tržby, a to vše bez navýšení počtu zaměstnanců. Během společné realizace rozsáhlé digitální transformace jsme v této 2. fázi spolupráce digitalizovali a zautomatizovali většinu klíčových dokumentů, které zaměstnanci dosud zpracovávali ručně. Odlehčením jednotlivých oddělení jsme chtěli přispět i ke komfortu zákazníků, kterým se firma vyznačuje. Čtěte dál a zjistěte, jak se nám to podařilo.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme zaměstnance AVISu odbřemenili od ručního zpracování dokumentů.
- Jaké platformy jsme integrovali do nového ekosystému.
- Jak jsme digitalizací zvýšili komfort koncových zákazníků.
Problém
ředstavte si, že během dne musíte ručně vytvořit nabídku pro klienta, poslat mu ji, po schválení ručně vytvořit a odeslat objednávku. Po jejím schválení zase připravit a poslat smlouvu k podpisu, opět ručně. Naskenovanou smlouvu, ručně podepsanou klientem, obdržíte e-mailem. Ručně ověříte všechny údaje a pak je pracně naťukáte do systému. Následně potvrdíte celý pronájem vozidla zasláním e-mailu nebo telefonicky.
Může se zdát, že jde o jednoduché úkony. Pokud však při práci s dokumenty během dne opakovaně provádíte množství takovýchto menších úkonů, stanou se velkým „žroutem“ času. Co byste řekli na to, kdyby celý výše popsaný proces trval jen 1 minutu? Na pár kliknutí, bez telefonátů a e-mailů. To je nabídka, která se neodmítá.
Jak na to? Řešením je digitalizace, jejíž součástí je i automatizace práce s dokumenty.
S klientem jsme se během pokračující spolupráce soustředili právě na práci s dokumenty. Identifikovali jsme tak konkrétní problémové procesy:
– ruční tvorba nabídek a objednávek
– ruční tvorba smluv
– ruční ověřování údajů a jejich doplňování do systému
– ruční e-mailová/telefonická komunikace při potvrzení převzetí vozidla
Náš postup
Na začátku spolupráce jsme přišli s návrhem komplexní digitalizace a úspěšně jsme integrovali CRM. Všechny podrobnosti najdete v samostatné case study. Protože klient a jeho zaměstnanci pocítili okamžitá zlepšení, přešli jsme do další fáze zefektivnění procesů AVISu. V ní jsme se zaměřili právě na práci s dokumenty.
Interní procesy související s dokumenty jsme rozdělili do 2 kategorií:
- před podpisem smlouvy o pronájmu vozidla,
- a po podpisu smlouvy o pronájmu vozidla.
Soustředili jsme se na digitalizaci obou. Vždy jsme přitom mysleli na to, aby zaměstnanci AVISu měli více času na práci díky tomu, že nemuseli ručně a přímo rituálně vyťukávat nové klienty. Zároveň jsme chtěli, aby klienti AVISu měli hladký, příjemný a maximálně automatizovaný proces pronájmu vozidla.
Aby to celé fungovalo, navrhli jsme integraci interního systému, propojení s elektronickým podpisem, ale také nové funkce pro zákazníky.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace necítíte jako doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- digitalizace – proces transformace analogových údajů, informací a procesů do digitální podoby, fyzické dokumenty je po převodu do elektronických dat možné uchovávat, zpracovávat a sdílet digitálními technologiemi. To, co bylo dříve offline, je nyní online. Například sklady šanonů ve vaší firmě proměníme na pár složek v počítači, ke kterým má přístup každý, kdo potřebuje. I když je na druhém konci světa.
- automatizace – jako součást digitalizace nahrazuje ruční procesy digitálními technologiemi, přičemž umožňuje efektivnější a přesnější zpracování digitalizovaných dat. Ruční činnosti při práci s dokumenty dokážeme přepnout do automatického režimu. Vše tak za vás udělá systém.
Řešení
Při pokračování v komplexní digitalizaci AVISu jsme zefektivnili obchodní a interní procesy před podpisem smlouvy o pronájmu vozidel. Elektronický podpis smluv jsme integrovali také do interního systému Camasys. V něm jsme zákazníkům přidali i možnost zvolit si datum převzetí vozidla. Možnost lépe si naplánovat cesty zlepšila zkušenost zákazníků s pronájmem vozidel. Win-win.
Zaměstnance AVISu jsme odlehčili od ručního zpracování dokumentů:
- Zautomatizovali jsme generování cenových nabídek a jejich e-mailové zasílání v šablonách
- Zautomatizovali jsme generování smlouvy a splátkového kalendáře s elektronickým podpisem a archivací
Zautomatizovali jsme proces před podpisem smlouvy:
- Automatický požadavek na dodání vozidla po podepsání objednávky
- Automatické uložení přiřazení vozidla v CRM po zařazení do evidence
- Automatický e-mail pro zákazníka s termínem převzetí vozidla
- Výběr termínu rezervace vozidla klientem v rezervačním systému Camasys
- Automatická notifikace obchodníkovi o rezervaci
Zjednodušili jsme také proces práce s dokumenty po podpisu smluv o pronájmu, práci se zákaznickou dokumentací, fakturaci a dalšími účetními procesy.
Proces pronájmu vozidel jsme zrychlili také elektronickým podpisem:
- Automatické generování smlouvy den před předáním vozidla
- Automatické doplnění údajů do smlouvy
- Automatické e-mailové odeslání smlouvy, splátkového kalendáře a objednávky k podpisu
- Automatická SMS notifikace o dokumentech
- Notifikace, pokud před předáním vozidla není podepsaná smlouva
- Automatická archivace smlouvy s certifikátem k obchodnímu případu
Klientovi jsme dali zrychlení, které oceňují i jeho zákazníci
Pro vyhodnocení efektu větších i menších zlepšení AVISu jsme po prvním roce spolupráce provedli audit zlepšení. Čísla mluví za vše. Posuďte s námi výsledky naší digitalizace.
Integrované platformy
- RightSignature – elektronický podpis dokumentů od společnosti Citrix
- Camasys – rezervační systém
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
V prvním roce jsme nastartovali digitalizaci novým CRM systémem na základě předem schválené digitální strategie. Následně jsme se pustili do automatizace dokumentů – od elektronického podpisu až po komplexní interní systém dokumentů. A to bez potřeby rozsáhlého programování díky low-code přístupu. Zjednodušením zpracování dokumentů jsme zvýšili efektivitu práce a produktivitu celých firemních oddělení. Zaměstnanci rychle zapomněli na rituály nekonečného ručního zpracování dokumentů. Vždyť některé rituály je dobré změnit, nebo úplně zrušit. A co zákazníci AVISu? Ti si mohou lépe naplánovat své cesty a vydat se na ně klidně i dříve.
Interní reference
„Největší autopůjčovně AVIS jsme propůjčili své digitalizační znalosti a první rok nového fungování potvrdil, že to byl velký posun vpřed. Pokračovali jsme v digitalizaci a firmě jsme nechali „zmizet“ hromady papírů, které jsme zpřístupnili online. Obchodníci jsou z automatizace dokumentace a nových funkcí nadšeni. Urychlili jsme jejich práci a rychleji dostali na cesty i jejich zákazníky.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
