Náš klient, společnost crewnet, je externí klientské kontaktní centrum, které tvoří tým 18 agentů – telefonních operátorů. Firma svým know-how kombinuje tři schopnosti potřebné k efektivnímu zvýšení prodeje – marketing, osobní kontakt a technologickou platformu. V rámci své činnosti realizuje průzkumy trhu, akvizici nových zákazníků, direct marketing či průzkumy spokojenosti. Při svém zefektivňování využívá také digitalizaci.
Zadání
Naším zadáním bylo navrhnout digitalizaci kompletního náborového procesu od vytvoření pracovní nabídky až po uzavření smlouvy s novým zaměstnancem. Cílem bylo sjednotit informace z různých systémů a zautomatizovat procesy, které manažeři používali, aby měli lepší přehled o výběrových řízeních a aby koneckonců mohli zaměstnanci pracovat efektivněji.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme zpřehlednili výběrový proces.
- Jak jsme sjednotili informace zpracovávané v různých systémech.
- Jak jsme zautomatizovali výběrový proces včetně vytváření nabídek a smluv.
Problém
Problematický výběrový proces je malou „noční můrou“ HR pracovníků i potenciálních zájemců o obsazované pracovní pozice. Pomocí digitálního auditu jsme zjistili, že náš klient měl v první řadě problém s přehledností pracovních nabídek. Popis pozic v nabídkách se opakoval, ale nabídky vyžadovaly opakované ruční vytváření HR manažerem. To se opakovalo i při ruční tvorbě různých typů smluv. Všechno bylo potřeba vytvářet znovu od začátku. Další problémy vznikaly z toho, že HR manažer nebyl notifikován o konci platnosti smlouvy zaměstnance ani o důležitých termínech, například pro přihlášení zaměstnance na úřadě. HR manažery neúměrně zatěžovalo také ruční posílání e-mailů i dotazníků, které museli s uchazečem vyplňovat při pohovoru, případně mu je zasílali a následně zaevidovali.
Hlavními problémy klienta byly:
- nepřehlednost v pracovních nabídkách
- ruční tvorba pracovních nabídek
- nemožnost pracovní nabídky jednoduše sdílet a inzerovat
- ruční tvorba smluv a souvisejících dokumentů
- ruční evidence uchazečů
- používání různých systémů
- ruční posílání e-mailů uchazečům
- chybějící evidence o kontaktování uchazeče
- chybějící možnost notifikací
- ruční vyplňování dotazníků
- ruční přeposílání podkladů a dokumentů jiným odděleními
- absence notifikací o konci platnosti smlouvy či o jiných důležitých termínech
Náš postup
Obtíže slovenských firem v oblasti HR nejsou ničím výjimečným. Podle průzkumů 37 % společností pracuje se 6 – 10 různými HR systémy. Neméně velké procento HR služeb přitom není dostupných na dálku a nesplňuje očekávání zaměstnanců. Při návrhu našeho řešení jsme zohlednili splnění požadavků klienta, které zahrnovaly zajištění náboru zaměstnanců od automatizovaného vytvoření pracovní nabídky, její zveřejnění v inzertních systémech, evidenci všech uchazečů, zasílání e-mailů s informacemi, plánování pohovorů až po vytvoření a uzavření smlouvy s následným odesláním podkladů účetnímu a pro evidenci na příslušných úřadech. Administrativní zátěž zaměstnanců klienta jsme se rozhodli snížit novým digitálním řešením. Vždyť pracovat bez stresujících postupů si zaslouží i ti, kdo zaměstnance vybírají.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace nevyznáte, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- digitální transformace – pojem označuje iniciativy a projekty, které mění procesy a praktiky firmy z tradičních způsobů fungování na metody založené na digitálních technologiích. Digitální transformace může zahrnovat automatizaci ručních úkolů, využití datové analýzy při rozhodování, zlepšení provozní efektivity pomocí digitálních řešení, která snižují náklady a zvyšují zisk, ale také osvojení si digitální firemní kultury.
- AI – neboli umělá inteligence simuluje lidskou inteligenci pomocí algoritmů, údajů a výpočetního výkonu. Cílem je umožnit strojům nebo softwaru vykonávat úkoly, které si obvykle vyžadují lidskou inteligenci a čas na činnosti, jako je učení, uvažování, vnímání a řešení problémů.
Řešení
Pomocí low-code a no-code přístupu jsme navrhli nový digitální HR proces, ve kterém všechno od zveřejnění pracovní nabídky, evidování uchazečů, jejich obvolání a domluvení pracovního pohovoru šetří čas. Přidali jsme možnost přímého sdílení nabídek na sociálních médiích i zaslání SMS uchazečům, kteří se například nedostavili na pohovor nebo kteří nebyli vybráni do výběrového řízení. Vytvořili jsme online dotazník formou formuláře, který se automaticky převede do Smartsuite a žádné údaje není potřeba ručně přepisovat, což také eliminuje chyby v údajích způsobené lidským faktorem.
K skvělému řešení přispěla pravidelná komunikace, rychlost implementace požadavků či proaktivita členů našeho i klientského týmu, kteří vždy zavolali, když se s námi potřebovali poradit. Kousek sebe jsme do projektu vložili my i klient. Z technického hlediska je zajímavá možnost generování smluv na míru nebo zapojení AI, která po nahrání životopisu kandidáta zhodnotí údaje a vytvoří krátké shrnutí o jeho zkušenostech, což HR manažerovi usnadní rozhodování.
Klientovi jsme přinesli tato zlepšení:
- Přehlednost v pracovních nabídkách – všechny nabídky jsou online, přehledné a připravené k opětovnému zveřejnění.
- Popisy pracovních pozic jsou v systému evidovány v požadovaném tvaru pro inzertní portály – bez nutnosti je opakovaně vytvářet nebo psát od začátku.
- Automatické vyplňování údajů – po nahrání životopisu uchazeče se automaticky vyplní karta uchazeče a žádné údaje není potřeba zadávat ručně.
- Propojení od uveřejnění inzerátu až po vygenerování smlouvy – když uchazeč vyplní formulář s osobnostním dotazníkem, tyto údaje se přetransformují a pouhými 3 kliky dokážou zaměstnanci vygenerovat smlouvu bez ručního přepisování.
- Výrazné zrychlení generování dokumentů – HR manažer si umí vybrat, které dokumenty potřebuje, umí je odebírat a přidávat.
- Údaje o všech zaměstnancích na jednom místě – HR manažer si umí prohlédnout informace o aktivních i neaktivních zaměstnancích v jedné aplikaci a všechny údaje jsou v jednom formátu.
Celkový proces od náboru uchazečů až po vygenerování smlouvy jsme pro supervizora zkrátili minimálně o 50 %, místo cca 10 hodin mu práce zabere méně než 5 hodin.
Integrované platformy
- Google Workspace – soubor cloudových nástrojů, softwaru a produktů pro produktivitu a spolupráci vyvinutých společností Google
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- smartsuite.com – online platforma pro správu, plánování a sledování procesů
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analytik
- Project owner
- SW architekt
Zhodnocení
Zaměstnanci HR a dalších oddělení byli nadšeni z jednoduššího a flexibilnějšího pracovního postupu po zavedení našeho digitálního řešení. Jejich práce je nyní efektivnější a přehlednější. Klient crewnet ocenil rychlost sestavení řešení na míru, kterým jsme odstranili chaos, vytvořili nové jednotné místo pro různé typy pracovního poměru a umožnili jednoduché vytváření dokumentů podle potřeby. Naše ochota přizpůsobit se požadavkům a vzájemná vstřícnost způsobily, že jsme všechno stihli do 1 měsíce. Ve výběrovém procesu jim šetří čas možnost zaslání SMS uchazečům a práci jim usnadňuje dotazník, který se dříve posílal ve Word dokumentu sem a tam. Už žádné přepisování a chyby v údajích. Méně zdlouhavé papírování znamená více času na osobní interakce či na péči o nové i stávající zaměstnance. Těší nás, že digitalizací vnášíme do HR jako zkratky human resources opět to lidské.
Interní reference
„Tento projekt byl naším prvním v oblasti HR, což pro nás byla nová a zajímavá zkušenost. Náš tým prokázal proaktivitu a fundovanost, jako bychom v HR přinášeli řešení odjakživa. Spolupráce nás velmi bavila. Jsme rádi, že díky našemu řešení má klient všechny administrativní úkony jednodušší, není jimi zahlcen a může se více věnovat například pohovorům. Dalším krokem by podle našeho digitálního auditu měl být elektronický podpis a optimalizace tisku dokumentů. Jsme rádi, že po pozitivní zkušenosti s námi klient plánuje pokračovat v digitální transformaci a automatizaci procesů.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
