MET Slovakia je součástí švýcarské společnosti MET Group, která se věnuje komoditnímu velkoobchodu a obchodování se zemním plynem a elektřinou, energetické infrastruktuře či průmyslovým aktivům. Je lídrem v obchodu se zemním plynem v rámci regionu střední a východní Evropy, přičemž staví na expertíze vlastního tradingového oddělení a využívá zkušenosti z aktivního celoevropského působení.
Zadání
Byli jsme pozváni do výběrového řízení na dodávku CRM pro interní a externí obchodníky. Součástí zadání bylo zefektivnění řízení obchodu a managementu firmy pomocí digitální transformace. Protože práci zaměstnanců při každém obchodním případu provází rozsáhlá dokumentace, v novém CRM systému jsme ji transformovali do automatizovaných procesů, které šetří lidskou energii. Níže vám popíšeme, jak konkrétně jsme postupovali.
V case study se dozvíte:
- Čím jsme urychlili kompletní E2E obchodní proces.
- Co všechno jsme zautomatizovali.
- Jak jsme energii do zpracování dokumentů přenesli do obchodování.
Problém
Používání více nepropojených platforem mělo za následek nepřehlednost v dokumentech. Ručně doplňované excelové tabulky kombinované s e-mailovou komunikací byly pro obchodníky každodenní zkouškou ohněm.
Identifikovali jsme a následně prozkoumali problémové procesy v MET Slovakia:
- excelová evidence firem a obchodních případů
- problematická evidence firem přidělených obchodníkům vs. externím partnerům
- ruční ověřování kredibility
- nestrukturované nacenění nabídek
- ruční generování nabídek a smluv
- excelová evidence podepsaných smluv
- ruční potvrzování nákupu
- ruční sledování pohledávek bez upomínkového procesu
Náš postup
Změny nemá rád nikdo, ale když se na ně řádně připravíte, víte, co můžete očekávat, co všechno přijde a co se změní k lepšímu, a tím pádem je dokážete lépe přijmout. A to je i případ digitalizace. První změnou bylo nahrazení stávajícího, ale ne nejvhodnějšího CRM systému novým, moderním. Ten umožnil správu kompletní administrativy a rozdělení pracovních úkolů, automatizoval procesy a propojil několik platforem do jednoho fungujícího ekosystému. Zajímavostí je, že celá mezinárodní skupina MET Group jako CRM systém používala Salesforce. My jsme jako jediní uspěli s no-code řešením.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace necítíte jako doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- E2E proces – z anglického „end-to-end“, znamená úplný proces od začátku do konce. V případě obchodu zahrnuje všechny procesy potřebné k získání zákazníků až po poprodejní péči.
- digitální ekosystém – adaptivní systém s vlastnostmi samoorganizace, škálovatelnosti a udržitelnosti inspirovaný přírodními ekosystémy. V případě digitalizace jím může být CRM systém s dalšími propojenými platformami.
Řešení
Integrací nového CRM systému přes nástroj podio.com jsme umožnili efektivní sledování zákaznických požadavků a jednoduché přidělování pracovních úkolů interním zaměstnancům i externím partnerům. Každý přesně ví, co má dělat.
Pomocí platformy make.com jsme vytvořili jednotný digitální ekosystém, který sdružuje další platformy jako Flexi IT, finstat.sk a umožňuje bezproblémovou správu obchodu a finanční dokumentace z jednoho místa.
Nový digitální ekosystém jsme ještě vylepšili a odlehčili zaměstnance od další papírování. Zautomatizovali jsme sledování kreditní způsobilosti zákazníků, generování a schvalování cenových nabídek, řízení účetnictví a financí. To vše bez nutnosti ruční evidence.
Při digitalizaci MET Slovakia jsme přišli s těmito řešeními:
- vytvořili jsme kompletní E2E proces od založení nabídky až po dodávku elektrické energie
- nastavili jsme proces rezervování a přidělování firem se sledováním a notifikací o termínech
- zautomatizovali jsme ověření kredibility klienta
- zautomatizovali jsme proces schvalování nabídek
- zautomatizovali jsme proces cenotvorby a generování nabídek
- zautomatizovali jsme proces potvrzení nákupu
- zautomatizovali jsme proces generování smluv
- zautomatizovali jsme proces sledování podpisu smlouvy klientem a sledování termínů
- zautomatizovali jsme evidenci smluv v interním ERP systému
- zautomatizovali jsme evidenci pohledávek ke smlouvám a zákazníkům
- zautomatizovali jsme sběr leadů z veřejných zakázek
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- Flexi IT – energetický informační systém pro procesy spojené s akvizicí zákazníka, fakturaci, komunikaci se zákazníkem a řízení nákupu energie
- finstat.sk – ověření klienta u přijaté objednávky z webu
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Touto spoluprací jsme procesy MET Slovakia dostali k novým příležitostem. Digitálními nástroji jsme společnosti umožnili řídit své obchodní procesy efektivněji a s lepšími výsledky. Automatizovanou správou zakázek a přehledným reportingem jsme jí pomohli zlepšovat management, zefektivňovat práci zaměstnanců a snížit jejich vytíženost. Náš klient MET Slovakia získal opěrný bod v podobě digitalizovaných procesů, které ho podrží i při výkyvech na energetickém trhu.
Interní reference
„Naše digitalizace se změnami, jejímž výsledkem byl komfortní digitální proces, se ukázala být skutečným „game changerem“. Procesy v MET Slovakia, od posouzení klientů po dodávku energie, s naším řešením nabraly rychlý spád. Zaměstnanci si množství ručních úkonů mohou jednoduše odkliknout a dát věci pro své klienty do pohybu téměř okamžitě. S výsledky, které jsme firmě digitalizací přinesli, může svou energii efektivně soustředit i management.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
