Náš klient Š-AUTOSERVIS je společnost se 175 zaměstnanci a 5 pobočkami na východě Slovenska v Humenném, Vranově nad Topľou, Stropkově, Michalovcích a Bardejově. Firma je autorizovaným partnerem importérů automobilů ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, stejně jako pojišťoven, bank a leasingových společností.
Zadání
Naším úkolem při digitalizaci firmy Š-AUTOSERVIS bylo zaměření se na řešení problémů spojených se zkušebními jízdami vozidel. Důvodem bylo, že prodejci byli zatíženi zdlouhavým procesem doplňování dokumentů a chyběla jim databáze potenciálních zákazníků. A tak bylo naším úkolem upustit od papírové formy dokumentace a zlepšit tak efektivitu prodeje.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme usnadnili práci prodejců a nenechali zákazníky čekat na zkušební jízdu.
- Jak jsme vytvořili přehlednou databázi zákazníků pro lepší prodej vozidel.
- Jak jsme ušetřili 366 hodin ročně – což je téměř 2,5 měsíce práce jednoho zaměstnance.
Problém
Zkušební jízda na první pohled působí jako jednoduchá věc. Přijdete a jedete. Procesy, které jízdám předcházely, však byly o něco složitější. Zaměstnanci museli při návštěvě potenciálního zákazníka ručně zaznamenávat údaje z občanského a řidičského průkazu, vyplňovat dokumenty pro zkušební jízdy, listinu zkušebních jízd a souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR). Teprve potom následovala samotná jízda.
Po jejím skončení však manuální vyplňování dokumentů pokračovalo. Šlo o ruční vypisování dotazníku spokojenosti a dispoziční listiny, přičemž tento proces se někdy opakoval vícekrát. Prodejci se tak potýkali se zdlouhavým vypisováním podkladů a přesto neměli o zákaznících všechny potřebné informace pro marketingové a prodejní účely. Na zkušební jízdu se mezitím tvořily fronty. Práce byla nepřehledná. Archivace dokumentů a evidence dotazníků byly v papírové podobě. Nastávaly zmatky a nejistota v tom, zda už byla předložena nabídka.
Podívali jsme se „pod kapotu“ všemu, co nefungovalo tak, jak mělo:
- zdlouhavé vyplňování tiskopisů
- evidence dokumentů/tiskopisů v papírové podobě
- manuální tvorba reportů a statistik spokojenosti, problémy s organizací zkušebních jízd a jejich plánováním
- manuální tvorba reportingu v rámci prodejních standardů distributora
- nedostatek přehledu o vytíženosti vozidel
- nepřehlednost v předkládání nabídek
- duplikace dokumentů při generování souhlasů GDPR
- komplikované sdílení informací v rámci pobočky i mezi pobočkami
Přišli jsme ve správný čas, abychom pomohli problémy vyřadit ze seznamu. Níže vám to blíže popíšeme.
Náš postup
Stejně jako při výběru auta potřebujete zkušební jízdu, abyste auto co nejlépe poznali, něco podobného jsme představili klientovi Š-AUTOSERVIS i my. S klientem jsme si dali okružní jízdu a pomocí digitálního auditu zmapovali firemní procesy. Kromě toho jsme se podívali i na to, co následuje po samotné zkušební jízdě. Analyzovali jsme také dotazníky spokojenosti. Z nich totiž vyplynula nedostatečná spokojenost zákazníků. Důvodem byla zejména neorganizovanost procesů, jako je průzkum spokojenosti, evidence dokumentů, nabídek a absence reportů o spokojenosti. Zároveň jsme zjišťovali všechny důležité požadavky zaměstnanců, abychom navrhli digitální řešení efektivní pro jejich práci.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- digitální transformace – pojem označuje iniciativy a projekty, které mění procesy a praktiky firmy z tradičních způsobů fungování na metody založené na digitálních technologiích. Digitální transformace může zahrnovat automatizaci manuálních úkolů, využití datové analýzy pro rozhodování, zlepšení provozní efektivity pomocí digitálních řešení, která snižují náklady a zvyšují zisk, ale také osvojení si digitální firemní kultury.
- low-code přístup – nově vytvářený produkt je založen na již existujících platformách, resp. jejich funkcích. Tento přístup šetří časové i finanční zdroje na vývoj.
Řešení
Dokumenty jsme digitalizovali a pomocí make.com integrovali do platformy podio.comZaměstnancům firmy jsme tak vytvořili centralizované místo pro všechny informace. Umožnili jsme jim lepší organizaci a efektivnější práci. Naším řešením digitalizace jsme výrazně zjednodušili firemní procesy. Tím jsme zlepšili přehlednost evidence, ale i rychlost vyřizování dokumentů. Zrychlení, které zaměstnanci znali dosud možná jen z cest, jsme přenesli i do firemních procesů. Podívejte se na výsledky.
Před digitalizací trvalo vypisování jednoho dokumentu zaměstnancům Š-AUTOSERVISu přibližně 15 minut. Šlo o přibližně 22 dokumentů měsíčně v 5 firemních pobočkách. Firma vydávala v průměru 110 dokumentů měsíčně, což představovalo 27,5 hodiny práce měsíčně a 330 hodin ročně.
Po zavedení digitalizace tento čas klesl na 5 minut na jeden dokument, což znamená úsporu 10 minut u každého dokumentu. Je to úspora více než 18 hodin měsíčně (0,176 FTE – plného pracovního úvazku).
Kromě toho vytvoření dispozičních listin původně trvalo 5 minut, nyní je však tento proces zcela automatizovaný, což představuje úsporu 0,08 FTE a 9,16 hodiny práce měsíčně. A to je úspora 36 hodin ročně.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Po implementaci našeho řešení klient Š-AUTOSERVIS a jeho zaměstnanci již nemusí manuálně vypisovat reporty a dokumenty, čímž jsme přinesli úsporu času a zjednodušili jejich pracovní procesy. Kromě toho se procesy zrychlily, zlepšila se přehlednost a transparentnost. Zaměstnanci nyní lépe zvládají plánování jízd a mají lepší informovanost o dění ve firmě. Klient je velmi spokojen s procesy integrovanými do jednoho systému. Tímto řešením jsme zjednodušili, co se dalo. Všichni byli navíc překvapeni rychlostí a bezproblémovostí digitalizace. Prodej aut se tak začíná příjemnou zkušební jízdou.
Interní reference
„U projektu digitalizace Š-AUTOSERVISu jsme ‚nevymýšleli kolo‘, použili jsme osvědčené low-code a no-code přístupy. Těší nás spokojenost klienta s novým systémem, rychlostí implementace a účinností našeho řešení. Spolupráce byla prostě skvělá. Lidé ve firmě se o implementaci nového systému skutečně zajímali a byli vůči našim požadavkům vstřícní. Vše potřebné nám dodali promptně. V digitální transformaci jejich firmy plánujeme pokračovat podle akčního plánu vypracovaného na základě digitálního auditu. Věříme, že další spoluprací ještě více zlepšíme jejich pracovní prostředí a efektivitu.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
