Náš klient STK NITRA, spol. s r.o. působí v oblasti služeb spojených s technickou kontrolou, emisní kontrolou a kontrolou původu všech kategorií vozidel. Stanice technické kontroly a kontroly původu má nejmodernější technologie, které obsluhuje kvalifikovaný personál. Vyškolení technici zajišťují kontrolu vozidel nejen pro jednotlivce, ale i pro velké společnosti. O spokojenost svých zákazníků se společnost snaží službami s využitím moderních technologií, jakož i zlepšováním procesů pomocí digitalizace.
Zadání
Naším úkolem bylo společnosti STK Nitra navrhnout a následně dodat systém pro evidenci objednávek a rezervací na emisní a technické kontroly. Celý proces měl být plně online a fungovat tak, aby technici měli přehled o vozidlech a k nim příslušných termínech. Pro klienta byl důležitý nejen pořádek v procesech, ale i finanční přehled na základě rezervací a efektivita výkonnosti provozu, což byl dalším cílem naší spolupráce. Výsledkem digitalizace a automatizace ručních procesů STK je také větší pohodlí pro jeho klienty.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme techniky odbřemenili od kontroly rezervací a umožnili jim soustředit se jen na kontrolu vozidel.
- Co jsme udělali pro to, abychom naplno využili kapacitu stanice STK.
- Jak jsme změnili těžkopádnou rezervaci termínu kontroly STK na jednoduché objednávání jako u holiče.
Problém
Před digitalizací proces rezervace „fungoval“ prostřednictvím telefonických objednávek evidovaných v diáři na recepci. Právě jeden diář velikosti běžného bloku byl pomyslným svatým grálem. K němu se technici každé ráno chodili podívat, jaké kontroly je v daný den čekají. Tento offline proces je navíc nutil docházet na recepci, protože neexistovalo online místo, které by bylo přístupné z mobilu či nejbližšího počítače. Neefektivní systém rezervací tak zaměstnával více pracovníků a ubíral z jejich času.
Problémů bylo několik:
- problematická evidence zákazníků
- vytváření rezervací telefonicky
- složité filtrování rezervací
- ověřování aktuálnosti rezervace ručním kontaktováním klientů
- neexistence databáze zákazníků a tím pádem nemožnost ověřování souhlasu s poskytnutím údajů v rámci GDPR
- chybějící automatizovaný finanční přehled rezervací a celého provozu
- absence funkcionalit webu pro oslovování potenciálních zákazníků
- prostoje a přetížení kapacity linky STK
Náš postup
Pomocí digitálního auditu jsme s klientem STK Nitra zkontrolovali procesy a zjištěným problémům našli řešení. Vybrali jsme nový rezervační systém a připravili jeho implementaci. Ruční proces objednávek a ověřování aktuálnosti rezervací jsme digitalizovali a plně zautomatizovali. S našimi předchozími zkušenostmi z digitalizace stanic STK jsme do rezervačního systému přidali také funkci SMS notifikací. Vše tak bylo online – v mobilu či počítači. Diář z recepce dostal nové poslání v recyklaci papíru.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace necítíte jako doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- automatizace – jako součást digitalizace nahrazuje ruční procesy digitálními technologiemi, přičemž umožňuje efektivnější a přesnější zpracování digitalizovaných dat. Ruční činnosti při práci s dokumenty dokážeme přepnout do automatického režimu. Vše tak za vás udělá systém.
- SMS notifikace – služba, díky které jsou uživatelé informováni na základě určených kritérií prostřednictvím SMS zprávy na mobilní telefon. Zákazníkům tento automatizovaný proces připomene něco důležitého, například blížící se termín STK.
Řešení
Stanice STK má linky, které zvládnou zatížení podle počtu a typu vozidel. To, kolik aut dokáže jedna linka STK za den zkontrolovat, také závisí na počtu techniků, které má k dispozici. Efektivní využití kapacity linek jsme zajistili novým rezervačním systémem. Ten jsme pomocí make.com integrovali do platformy podio.com, která slouží jako firemní CRM systém.
S naší digitalizací mají technici rezervační systém nastavený podle svých vlastních kritérií. Na jeden termín se objedná jen tolik aut, kolik je možné obsloužit. Zaměstnanci STK pracují bez stresu, zda vše stihnou, a zákazníci mají jistotu, že se dostanou na řadu v domluveném čase.
Klientovi jsme vytvořili novou databázi klientů pro marketingové účely, evidenci zasílání SMS, online rezervační kalendář a možnost odesílání SMS připomínek o rezervaci termínu a o konci platnosti STK.
Každý majitel chce vědět, co a jak vydělává. Proto jsme do nového systému zahrnuli automatické finanční přehledy. Vedení firmy jsme tak dali přehled v reálném čase, díky čemuž může statisticky předvídat cashflow na další období, efektivně plánovat a dělat lepší rozhodnutí.
Zaměstnanec, který se dříve věnoval rezervacím, už nemusí zvedat telefony a přijímat nové rezervace ani ověřovat jejich aktuálnost – na to je už automatický systém. Tento pracovník má nyní čas na jiné úkoly, jako je zadávání detailů kontrol a jejich výsledků. Úplně tak odpadla zátěž související s objednávkami.
Řešení digitalizace jsme navíc dodali jako v rychlém jízdním pruhu. Stačilo nám několik video meetingů a s podklady od klienta jsme první verzi systému implementovali do 1 týdne.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Naše předchozí zkušenosti s digitalizací stanic STK projekt ještě akcelerovaly. Rychlé bylo i přijetí nového systému zaměstnanci jako jejich hlavního nástroje a nosného systému pro jejich práci. Automatické odesílání všech údajů jim rozvázalo ruce. Z jednodušších procesů jsou nadšeni jako my ze zpětné vazby. Naše digitální řešení by podle vlastních slov nejraději používali všude. To mluví za vše o tom, jak jsme společnosti pomohli zvýšit efektivitu a plynulejší chod linek STK. Hromada stresu z kontroly aut opadla i zákazníkům. Nyní se na STK těší a s SMS notifikacemi na svůj termín nikdy nezapomenou.
Interní reference
„Protože máme v tomto segmentu bohaté zkušenosti, celý projekt digitalizace šel hladce a rychle. A to i díky vstřícnému přístupu klienta. Při pokračování ve spolupráci bychom se rádi pustili také do integrace fakturačního systému a platební brány. To by znamenalo automatické generování faktur po každé kontrole vozidel s možností okamžitých plateb. S naším outsourcingem digitalizace je už nyní kontrola STK bezproblémová a pohodlná. A díky automatickým notifikacím nezapomenutelná. :)“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
