Náš klient AVIS Slovensko je síť autopůjčoven AVIS na Slovensku. Své služby poskytuje nejčastěji při krátkodobých služebních cestách, jako náhradní vozidlo, doplňkový systém řízení vozového parku, pro zaměstnance nebo za účelem zkoušení novinek na trhu. Klienti si auto mohou rezervovat 365 dní v roce. Společnost se službami flexibilního pronájmu osobních či užitkových vozidel stará o maximální komfort zákazníků.
Zadání
Zadáním od AVISu bylo v rámci komplexní digitalizace firmy zefektivnit činnost oddělení. V tomto bodě spolupráce jsme dostali za úkol digitalizovat finanční oddělení a dodat mu digitální nástroje pro automatizované zpracování administrativy. Proto bylo potřeba propojit jeho procesy s vytvořeným digitálním ekosystémem. Níže vám přiblížíme, jak jsme k tomu přistoupili.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme digitalizovali finanční oddělení AVISu.
- Jaké nástroje jsme dali zaměstnancům do rukou.
- Jak jsme dokázali zkrátit proces z 23 na pouhou 1 minutu.
Problém
S klientem jsme se při pokračování komplexní digitalizace AVISu zaměřili na požadavky finančního oddělení. Zaměstnanci si složitým ručním způsobem ověřovali úhrady pohledávek, což pro ně představovalo časovou zátěž a pro zákazníky zdržení navíc při dalším pronájmu. Proto bylo zapracování požadavků zaměstnanců finančního oddělení předpokladem pro další zrychlení obchodních procesů, které jsme vylepšili v předchozích etapách spolupráce.
Společně s klientem jsme procesy finančního oddělení rozebrali do detailu:
- chybějící interní proces pro generování a evidenci faktur, dlouhá čekací doba
- neexistující proces evidence pohledávek pronajatých vozidel a jejich úhrad
- nepřehledný reporting faktur po splatnosti
- chyby v evidenci a upomínkovém procesu
Náš postup
Při digitalizaci finančního oddělení AVISu jsme transformovali všechny fyzické dokumenty do digitální podoby. Procesy jejich zpracování jsme po digitalizaci zahrnuli do integrovaného CRM systému. Postupným přizpůsobováním jednoho řešení jsme tak pokryli potřeby každého oddělení společnosti.
Malý digitální slovník
Pokud se ve světě digitalizace nevyznáte, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- data – informace neboli údaje, v širším smyslu zpráva nebo její část, zpracovávané systémem nebo programem. Mohou to být finanční data v elektronických dokumentech, jako je faktura, kterou firma posílá zákazníkům.
Řešení
Všechny digitální nástroje finančního oddělení jsme integrovali do centrálního digitálního ekosystému, který slouží jen k tomu, co je ve firmě potřeba. S ním jsme propojili i ekonomický systém Pohoda, čímž jsme zaměstnancům uklidili všechny finanční dokumenty ze stolů a zpřístupnili je v počítačích. Spolupráci mezi odděleními a komunikaci se zákazníky AVISu už nestojí v cestě žádný ztracený dokument či nepřesné číslo.
Procesy finančního oddělení jsme plně zautomatizovali:
- Automatizace generování zálohových faktur s notifikací o jejich úhradě.
- Automatizace přiřazování faktur k pronajatým vozidlům.
- Automatizace evidence stavu úhrad.
- Automatizace upomínkového procesu.
Firmě jsme přinesli lepší čísla v úspoře času a personální kapacity:
Integrované platformy
- Podio – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- Pohoda – generování zálohových faktur a přiřazování faktur klientům
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analytik
- Project owner
- SW architekt
Zhodnocení
Nový CRM systém podle naší digitální strategie byl klíčový i při zefektivnění práce finančního oddělení AVISu. Propojením firemního ekosystému s finančními procesy jsme dali volný průchod zvyšování cash flow a zamezili případnému přepočítání se. Zaměstnancům oddělení jsme umožnili jednoduše a efektivně spravovat finanční záznamy, fakturaci a další účetní procesy. Společnost na své straně získala další úspory a na svou stranu zákazníky. Notifikacemi zvyšujeme přehled o závazcích, eliminujeme čekání na další pronájem a na účet AVISu „cinká“ více plateb.
Reference klienta
„Všechny digitální nástroje máme konečně integrované do jednoho ekosystému. Šetří nám to čas, snižuje námahu při zadávání údajů a zjednodušuje schvalovací procesy. To všechno nám pomáhá zvýšit produktivitu a zlepšit zákaznickou zkušenost.“
AVIS
Interní reference
„Při pokračování digitalizace AVISu jsme jí přinesli užitek dalšímu oddělení. Low-code přístupem jsme to spočítali neefektivním procesům. Finanční agendu jsme z papírové doby přehodili do digitálních nul a jedniček, které už zaměstnanci nemusí hledat. Pomohli jsme jim vrátit se k podstatě jejich práce, být nápomocnými zákazníkům a dosahovat finančních cílů firmy. Příjemným bonusem je rychlost. Kdo dřív přijde, je vyřízen do minuty.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
