Náš klient Š-AUTOSERVIS je slovenská společnost s více než 32letou historií. Je autorizovaným partnerem importérů automobilů ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN, stejně jako pojišťoven, bank a leasingových společností. Svou činnost a budoucnost spojuje s udržováním tempa technického pokroku v oblasti mobility. Zákazníkům nabízí služby, kterými chce uspokojovat rostoucí nároky na efektivitu a spolehlivost. Snaží se o to i vylepšováním interních procesů prostřednictvím digitalizace.
Zadání
Klient nás oslovil s požadavkem digitalizovat firmu. Z digitálního auditu vyplynulo zadání digitalizovat centrální sklad Š-AUTOSERVISu. Cílem této úvodní etapy spolupráce bylo upuštění od neefektivního používání Excelu a zpřístupnění všech informací centrálního skladu online v jedné platformě. Bez zbytečné administrativy. Naše úkoly zahrnovaly sladění údajů mezi jednotlivými pobočkami klienta. V další fázi spolupráce jsme digitalizovali procesy zkušebních jízd firmy.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme motivovali zaměstnance klienta a proměnili obavy z digitalizace v nedočkavost.
- Jak jsme uklidili procesy skladu a odstranili chyby v údajích.
- Jak jsme digitalizací udělali z obchodníků i správce skladu – bez námahy.
Problém
Představte si, že máte sklad a nevíte, co je uvnitř. Přesně do této situace se dostávali zaměstnanci klienta Š-AUTOSERVIS. A nejde o malý problém – centrální sklad je totiž vaší nabídkou. Vaším produktovým listem, cenovou nabídkou i budoucím prodejem. Celý prodejní proces vychází právě odtud. Pokud nevíte, jak je na tom sklad, nevíte, co a kdy máte prodávat. Právě proto jsme začali digitalizací centrálního skladu.
Jeho procesy před naším řešením vyžadovaly neustálou manuální aktualizaci údajů v Excelu, přičemž docházelo k chybám. Obchodníci tak museli kromě kontroly stavu v Excelu telefonicky ověřovat dostupnost vozidla a místo, kde se nachází, protože se stávalo, že změny v aktuálních rezervacích nebyly v Excelu aktualizovány. Kromě toho měli každodenně udržovat i aktuální stav vozidel své provozovny a posílat změny osobě odpovědné za Excel centrálního skladu. Kvůli nesladěným informacím mohl nakonec zákazník dostat v každé z poboček jinou cenu. Řekněme si upřímně – posílání excelových tabulek mezi sebou, jejich úprava a další přeposílání e-mailem není právě cestou k efektivnímu prodeji bez chyb.
S klientem jsme proto identifikovali hlavní problémy centrálního skladu:
- využívání neefektivního excelového systému s náročnou prací, filtrací, aktualizací a opravou informací
- neaktuální informace o stavu skladu
- telefonické ověřování ceníkových cen vozidel jednotlivých poboček
- nevyhovující ovladatelnost a nemožnost přístupu k informacím z mobilu
- nemožnost online rezervace vozidla a sledování jejich stavu
- nemožnost poznamenat si údaje zákazníka a délku rezervace online
Podívejte se, jak jsme do skladu vnesli digitální pořádek.
Náš postup
Pomocí digitálního auditu Š-AUTOSERVISu jsme zjistili, jak se věci a auta ve skladu mají. Věděli jsme, že z digitalizace mohou mít zaměstnanci obavy. Zejména když roky pracují tímto způsobem. Proto jsme po digitálním auditu připravili MVP, kterým jsme jim ukázali, že digitalizace není „strašák“. Zdlouhavou aktualizaci informací centrálního skladu vozidel, který byl offline bez přístupu mobilem, jsme se rozhodli digitalizovat a napojit na nový CRM systém. Díky tomu měl jeden centrální sklad jedno online místo. První verze řešení byla poskládána do týdne a měla minimum připomínek. Ohlasy byly přitom pozitivní. S klientem jsme byli v kontaktu obden.
Dále jsme automatizovali zpracování informací, které zaměstnanci manuálně aktualizovali a přeposílali z e-mailu na e-mail. Tím jsme chtěli vyřešit vznikající nejasnosti, kolize při rezervaci vozidel a to, že levá ruka nevěděla, kde je to pravé auto.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných pojmů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se všechno důležité:
- MVP – zkratka z anglického „minimum viable product“, což v překladu znamená minimální životaschopný produkt, který hraje významnou roli v agilním vývoji produktů. Je to jakýsi prototyp aplikace pro rychlé otestování myšlenek a konceptů v reálném prostředí firmy.
- online centrální sklad – úložiště digitálních údajů uložených v prostředí internetu, například na cloudu, tedy pomocí služeb nebo produktů, které jsou pro všechny zaměstnance dostupné online
Řešení
Práci s dokumenty centrálního skladu jsme pomocí make.com integrovali do nové platformy podio.com, která slouží jako firemní CRM systém. Poté, co jsme vytvořili „online centrální sklad“, podívali jsme se na to, jak do něj budou naskakovat data. Před digitalizací trvala aktualizace Excelu – shromáždění informací ze všech poboček a jejich sjednocení do jednoho aktualizovaného celku – správkyni informací centrálního skladu přibližně půl dne každý druhý den. Nyní to nezabere téměř žádný čas, protože informace aktualizují obchodníci v online databázi. Manuální úpravy údajů tak byly plošně nahrazeny automatizovaným procesem. Složitě zpracovávané informace jsou nyní přístupné všem zaměstnancům na tomto „digitálním parkovišti“.
Obchodníkům jsme připravili online mobilní aplikaci, která pro ně byla klíčová při okamžité rezervaci vozidla, o které měl zákazník zájem, a také při ověřování skladové dostupnosti. Nemuseli tak už odbíhat k počítačům.
Integrované platformy
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Projekt digitalizace centrálního skladu byl začátkem naší spolupráce. Klient ocenil rychlost a efektivitu našeho řešení, stejně jako pravidelnou komunikaci a ochotu přizpůsobit se jejich požadavkům. Během celé spolupráce jsme se snažili přicházet s extra nápady. I díky tomuto přístupu se nám podařilo zaměstnance překvapit, například funkcionalitou umožňující rychlý přístup k detailům konkrétního vozidla přímo z databáze importéra. Jedním kliknutím se tak dostali ke všem potřebným informacím. Dalším překvapením pro ně byla naše agilita při implementaci změn. Jejich požadavky a zpětnou vazbu jsme do systému zapracovali velmi rychle. Zpřehledněním centrálního skladu jsme obchodníky navedli zpět k jejich vášni – autům a jejich prodeji zákazníkům.
Interní reference
„Z tohoto projektu jsme upřímně nadšeni. Projekt centrálního skladu byl začátkem naší spolupráce. Klient ocenil možnost podílet se na návrzích řešení a vnímal se jako součást procesu. I když naše procesy jsou obvykle velmi strukturované, v tomto případě jsme mohli být flexibilnější a měli jsme větší volnost při hledání řešení. Celý náš tým se aktivně podílel na navrhování funkcionalit a řešení, přičemž jsme zohledňovali potřeby celé organizace. V digitální transformaci klienta plánujeme pokračovat podle akčního plánu vypracovaného po digitálním auditu firmy. Věříme, že při další spolupráci ještě více zlepšíme jejich pracovní prostředí a efektivitu. A na to se těšíme už nyní!“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
