Společnost Š-AUTOSERVIS prodává a servisuje osobní motorová vozidla ŠKODA, SEAT a VOLKSWAGEN. Má 5 poboček na východním Slovensku, ve kterých se každodenně zaměřuje na maximální důvěru a spokojenost svých zákazníků. A to i zefektivňováním svých služeb pomocí digitalizace.
Zadání
Při pokračování v digitalizaci společnosti Š-AUTOSERVIS bylo naším úkolem vyřešení problémů s ruční fakturací. To zahrnovalo úpravu komplikovaného procesu, který zatěžoval obchodníky divize ojetých vozidel a další zaměstnance. Cílem bylo nejen zjednodušení fakturace, ale i zrychlení celého prodejního procesu ojetých vozidel. Jak se nám to podařilo? Prozradíme vám níže.
V case study se dozvíte:
- Jak jsme obchodníkům usnadnili fakturování.
- Jak jsme klientovi nahradili staré fakturační systémy jedním fungujícím řešením.
- Jak jsme zkrátili proces vytváření faktur z 30 minut na 2 – 3 minuty.
Problém
S klientem jsme se podívali na problémy v rámci fakturace. Tím hlavním bylo zdlouhavé vytváření faktur s ručním doplňováním jednotlivých položek. Následná komplikovaná evidence způsobovala zbytečně dlouhou komunikaci mezi obchodním a ekonomickým oddělením. Ve společnosti se navíc používaly 2 různé fakturační systémy, přičemž oddělení prodeje ojetých vozidel používalo systém IFOsoft. Obchodníci museli manuálně vytvořit faktury, ručně vypsat každé potřebné políčko, poslat je ke schválení a poté je přeposílat na ekonomické oddělení, kde je bylo potřeba manuálně přepisovat do Pohody. Nakonec museli telefonicky zjišťovat, zda byly faktury uhrazeny. To přinášelo více starostí než užitku.
Problémy oddělení ojetých vozidel:
- ruční a časově náročné vypisování faktur obchodníky
- složitá evidence
- více fakturačních systémů
- komplikované přeposílání mezi odděleními
- manuální, resp. telefonické, ověřování stavu úhrad
Náš postup
Podle průzkumu až 66 % firem tvrdí, že zpracování faktur jim zabere více než 5 dní měsíčně. Obavy našeho klienta z neefektivního fakturačního procesu při využívání původního fakturačního systému jsme se rozhodli „rozptýlit“ automatizací. Zdlouhavému a neefektivnímu procesu fakturace jsme navrhli nové digitální řešení. To, co ve firmě dobře fungovalo, jsme přitom ponechali a pomocí no-code a low-code přístupů doplnili novými „součástkami“, které propojily všechna oddělení. Díky tomu byla celá fakturace plně automatizovaná.
Malý digitální slovník
Pokud nejste ve světě digitalizace doma, vysvětlíme vám některé z nejdůležitějších odborných termínů, které se týkají našich řešení. Stačí si přečíst náš malý slovník a dozvíte se vše důležité:
- digitální transformace – pojem označuje iniciativy a projekty, které mění procesy a praktiky firmy z tradičních způsobů fungování na metody založené na digitálních technologiích. Digitální transformace může zahrnovat automatizaci manuálních úkolů, využití datové analýzy při rozhodování, zlepšení provozní efektivity pomocí digitálních řešení, která snižují náklady a zvyšují zisk, ale také osvojení si digitální firemní kultury.
- automatizace – jako součást digitalizace nahrazuje manuální procesy digitálními technologiemi, přičemž umožňuje efektivnější a přesnější zpracování digitalizovaných dat. Manuální činnosti při práci s dokumenty
Řešení
Původní 2 samostatné a nepropojené fakturační systémy (IFOsoft a Pohoda) jsme nahradili 1 digitálním řešením fakturace integrovaným do ekonomického systému Pohoda. Touto integrací se faktury vystavují přímo v tomto systému. Ten starý se mohl zrušit, čímž se nejen urychlil proces, ale také klesly náklady na provoz. Obchodníci už nemusí ručně vypisovat a kontrolovat všechny položky na fakturách, ekonomické oddělení už nemusí faktury manuálně zaúčtovávat. Vše je automatizováno. Díky propojení s fakturačním systémem jsou prodejci informováni o stavu úhrad v reálném čase. Úklidem firemních procesů jsme ojetým vozidlům dali rychlejší druhou šanci a pomohli je vrátit na cesty dříve.
Postarali jsme se o to, aby byla každá změna odkomunikována. Proto jsme připravený projekt kompletně a detailně zaměstnancům odprezentovali školením. Během něj jsme představili nové možnosti jednoduchého vytváření faktur v .pdf a zodpověděli všechny otázky. O časové úspoře a zvýšení efektivity jednotlivých úkonů se tak přesvědčili ještě před spuštěním řešení do ostrého provozu. Díky tomu byl přechod na automatizovanou fakturaci jednoduchý a hlavně byl zaměstnanci přijat. Statistiky také ukazují, že 57 % firem zadává fakturační údaje ručně. Díky naší automatizaci Š-AUTOSERVIS dnes patří k efektivní menšině.
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od společnosti Citrix pro budování databáze a procesů
- make.com – integrační platforma pro budování automatizací
- Pohoda – generování zálohových faktur a přiřazování faktur klientům
Na projektu pracovali naši specialisté
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnocení
Projekt digitalizace na oddělení ojetých vozidel Š-AUTOSERVIS proběhl rychle. Agilním vývojem jsme při pravidelné komunikaci na dálku zapracovali vše potřebné. Plný přístup do systému Pohoda nám otevřel cestu k efektivní integraci a zapracování upomínkového procesu na neuhrazené faktury. Ani při změně k lepšímu jsme v tom zaměstnance nenechali samotné. Jejich pracovní procesy se okamžitě zlepšily, o čemž svědčí i jejich radost – na kilometry vzdálená od předchozích zkušeností s fakturací. Namísto složité administrativy mají nyní více času na samotný prodej. Generování starostí s fakturami jsme nahradili bezstarostnou automatizací.
Interní reference
„Při pokračování v digitalizaci firmy Š-AUTOSERVIS si můžeme připsat plusový bod i v oddělení prodeje ojetých vozidel. S plným přístupem do systému Pohoda jsme efektivně integrovali a zapracovali upomínkový proces neuhrazených faktur. Zaměstnanci na nový systém naběhli se zájmem a hotový projekt jsme jim předali s dobrým pocitem jako při předávání klíčů od auta.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
